Comment avoir l’air plus confiant au téléphone

Le manque de confiance, cela se ressent même au téléphone. Et vous ne pouvez jouer que sur votre voix et votre message. Pourtant, ce n’est pas une mission impossible ! Je vous propose un plan complet et 4 astuces pour améliorer votre confiance et votre aisance au téléphone.

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J’avais un collègue, au bureau, qui était super-compétent. Il maîtrisait les technologies utilisées et avait une excellent vue d’ensemble de nos plate-formes. Tout pour être confiant dans son travail. Du fait de ses compétences et connaissances, il participait souvent à des réunions de travail téléphoniques. Pensez-vous que la confiance perçait dans ses interventions orales ?… Absolument pas ! À l’écouter, on avait l’impression de parler avec un débutant qui ne connaissait rien et attendait qu’on lui souffle les bonnes réponses.

Car au-delà, de ses compétences et de ses connaissances, ce collègue n’avait pas confiance en lui.

Et le manque de confiance, cela peut se sentir au téléphone.

Il n’y a effectivement aucun besoin de voir une personne et son attitude pour savoir si cette personne est en confiance ou pas.

Quand vous êtes en face en face, vous pouvez jouer sur plusieurs éléments visuels : les vêtements, le port de tête, le regard, les épaules, …

Au téléphone, vous n’avez rien de tout cela. Vous ne pouvez jouer que sur un seul élément : votre voix.

En fait, il y a un deuxième élément avec lequel vous pouvez jouer : votre message à proprement parler.

Si vous n’avez pas suffisamment confiance en vous au téléphone, se baser sur votre seule inspiration n’est pas forcément une bonne idée. Comme mon collègue, vous prenez plusieurs risques :

  • avoir un message incohérent, non structuré et qui part dans tous les sens ;
  • parler avec une voix trop basse et inintelligible ;
  • ponctuer votre propos par des « euh … » ou autre « hum … ».

Tout cela n’est pas très pro et ne laisse pas une bonne image

Pour avoir l’air un plus confiant au téléphone, et en particulier en laissant un message téléphonique, vous pouvez jouer sur ces 2 éléments vus plus haut. Et pour cela, rien de tel qu’un peu de préparation et de stratégie.

Voyons comment …

Préparer votre message

Si vous voulez appeler quelqu’un, et éventuellement lui laisser un message, c’est que vous avez quelque chose à dire : une protestation à exprimer, une demande à formuler, une recommandation à passer, … Peu importe. Votre message a un but. Il devrait aussi avoir une structure logique.

Comme je l’ai dit plus haut, faire confiance à votre inspiration et à votre vista, ce n’est pas toujours une bonne idée.

La solution ? Préparer votre message.

Prenez une feuille et notez :

  • l’objectif de votre appel, ce que vous voulez obtenir ;
  • l’objet de votre appel, le sujet ;
  • les points importants que vous voulez aborder.

Ensuite, structurez votre message en assemblant les points importants de votre message de façon cohérente. Pour soutenir votre argumentation, pour exposer un problème, …

Il ne s’agit pas d’écrire scrupuleusement ce que vous allez dire. Il s’agit d’avoir un support sur lequel vous appuyez durant la conversation ou le message.

Imaginer la conversation

Maintenant que vous savez ce que vous dire et que vous recensez les points principaux, prenez le temps d’imaginer votre appel téléphonique.

Avoir un texte sous les yeux, à lire durant l’appel, n’est pas une bonne idée. Certes, avec un tel texte, vous aurez l’impression que tout se passera pour le mieux. Mais en fait, au moindre écart avec la réalité de l’appel, vous serez décontenancé et vous retomberez dans les travers que vous cherchez à éviter.

Sans aller jusqu’à écrire un texte complet, vous pouvez imaginer :

  • la première minute de l’appel téléphonique : les salutations et présentations, l’exposé de la raison de l’appel, …
  • les moments-clés de l’appel, lorsque vous voudrez insister sur un point ou faire une demande.

Ainsi, lorsque la situation se présentera, vous l’aurez déjà imaginé et vous saurez plus facilement quoi dire et comment le dire. De plus, vous aurez toujours sous les yeux la feuille réalisée à l’étape précédente.

Faire l’appel

Vient maintenant le moment fatidique : faire l’appel téléphonique lui-même.

Si une personne décroche :

  • rappelez-vous les séquences que vous avez imaginées précédemment, tout en restant ouvert ;
  • gardez la feuille de préparation de l’appel sous les yeux.

De plus, même si cela ne vous semble pas naturel, faites attention au point suivant :

  • parlez suffisamment fort (sans pour autant lui décrocher les tympans) ;
  • parlez lentement : on a tendance à parler trop vite ;
  • faites de courts silences plutôt que de longs « euh … »

Avec la pratique, cela viendra plus naturellement.

Travailler votre message

Si personne ne décroche, vous pouvez alors laisser un message.

N’hésitez pas à utiliser cette astuce : réécoutez votre message puis modifiez-le si vous n’êtes pas satisfait.

La plupart des messageries permettent d’utiliser la touche # pour réécouter un message et le modifier. Tirez-en profit !

Cela a 2 avantages :

  • pour le message en cours, vous vous assurez qu’il a un niveau minimum de qualité et de clarté ;
  • sur la durée, vous vous rendrez compte directement de vos erreurs et vous les corrigerez, lentement mais sûrement.

Cette méthode n’a qu’un seul inconvénient : vous entendez votre voix comme vos interlocuteurs l’entendent, et pas comme vous avez l’habitude de l’entendre. Et cela peut vous faire un choc ! Et si en plus vous ne l’aimez pas … Mais les bénéfices compensez largement cet inconvénient.

De plus, vous pouvez aussi vous entraîner avec votre propre messagerie : depuis un autre téléphone, vous appelez votre propre téléphone, vous vous laissez un message que vous pouvez travailler encore et encore. Pour corriger vos tics, arriver à une élocution claire et structurer un message en particulier.

Conclusion

Voilà un plan en 3 étapes et une astuce pour gagner en confiance au téléphone.

Qu’en pensez-vous ? Avez-vous des astuces à suggérer ?

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adam@vie actuelle

Bon résumé. Il faut pratiquer encore et encore pour être vraiment à l’aise mais la méthode de base est la bonne. A vos combinés ;-)

Reply
    Grégory

    @adam: Je ne sais pas si la méthode est si bonne que ça. Mais moi, elle m’a aidé :-)

    Et la pratique est effectivement la seule voie pour s’améliorer.

    Reply
sandra@vetement de travail

Moi qui suis une handicapée du téléphone pro je trouve que ce sont d’excellents conseils; toutefois le passage à la pratique reste bien souvent problématique ! Imaginer la conversation avant est tout de même une bonne aide.

Reply
    Grégory

    @sandra: Le passage à la pratique est toujours plus ou moins difficile. Mais il est le passage obligé si vous vous voulez changer ou améliorer quoi que ce soit.

    Reply
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